Por que tudo é urgente?
Uma das principais queixas que escuto, seja na consultoria individual, para empresas ou nos cursos Eficácia na Organização, é que tudo é urgente. A sensação de muitas pessoas é que não existe tempo para pensar no que precisam fazer, porque praticamente tudo está atrasado. A pergunta que muitos me fazem é “Por que tudo é urgente?”.
Para encontrar a resposta, precisamos dar alguns passos para trás e, ao fazermos isso, descobrimos que a informação contida nesse questionamento não é correta, afinal, nem tudo é urgente. Então, vamos ver as perguntas que precisamos nos fazer para identificar se as nossas tarefas são realmente urgentes.
O que é uma urgência?
Quando algo é urgente, você não tem escolha. Precisa parar tudo o que está fazendo para se dedicar àquela atividade. Gosto muito do exemplo que a escritora e palestrante Laura Vanderkam apresenta em “Como ter controle sobre seu tempo livre”, no TED. Ela conta que uma das mulheres que entrevistou para sua pesquisa “encontrou” sete horas na semana para lidar com um problema em casa. A solução não podia ser adiada, ela não tinha escolha e, por isso, era urgente.
Qual é o prazo?
Essa pergunta simples pode mudar a nossa vida. É claro que a resposta para ela também é importante e, geralmente, não prestamos atenção nem ao questionamento, nem à resposta. Muitas vezes, recebemos um pedido como urgente apenas porque a pessoa não parou para pensar no prazo. Nesse caso, a palavra “urgente” acaba ajudando a conseguir que a tarefa seja realizada, porque entendemos que, ao dizer que algo é "pra ontem", os envolvidos vão parar tudo o que estão fazendo para se dedicar àquilo. Mas é fundamental entender a real urgência do que é pedido, por isso, em vez de apenas aceitar “urgente” como resposta, peça que o prazo seja especificado. Com isso, quem faz o pedido urgente, precisa parar um pouco para pensar e, em poucos segundo, pode se dar conta de que o pedido não era tão urgente quanto parecia.
Eu consigo fazer isso no prazo determinado?
Também é importante entender se consegue fazer a atividade no prazo definido — lembrando que ele precisa ser uma data específica. Se você não conseguir cumprir com o que foi pedido, informe os envolvidos. Com isso, você evita que a urgência fique ainda mais urgente (sim, muita gente acaba chegando a esse ponto), ou que uma prioridade — ou até mesmo algo sem importância até aquele momento — se torne urgente.
Existem outras formas de ter menos urgências, mas esses são os primeiros passos que você pode tomar para que sua rotina fique mais tranquila. Para mais informações sobre como ter um dia a dia mais leve, entre em contato.
